In het kort
- Notulen maken met AI kan op drie manieren: een vergadering opnemen met ChatGPT Record, een bestaand transcript laten uitwerken, of na afloop je aantekeningen inspreken.
- ChatGPT Record werkt alleen in de macOS-app, voor betaalde abonnementen. De andere twee manieren werken overal.
- Controleer de notulen altijd zelf, en vraag vooraf toestemming als je anderen opneemt.
Kun je notulen maken met ChatGPT? Ja, en op meer manieren dan je denkt. Met ChatGPT Record neem je een vergadering op en krijg je na afloop een samenvatting met besluiten en actiepunten. Werk je niet op een Mac, dan laat je ChatGPT een transcript uit Teams, Zoom of Google Meet uitwerken, of spreek je na afloop zelf de hoofdpunten in.
Twee voorwaarden gelden altijd. Je controleert de notulen voordat je ze deelt, want AI maakt fouten in namen, getallen en toewijzingen. En neem je anderen op, dan vraag je daar vooraf toestemming voor. Hieronder lees je per manier hoe het werkt, met een prompt die je direct kunt gebruiken.
Drie manieren om notulen te maken met AI
| ChatGPT Record | Transcript laten uitwerken | Na afloop inspreken | |
|---|---|---|---|
| Hoe | ChatGPT neemt het gesprek op en maakt notulen | Je plakt of uploadt een transcript uit je vergaderapp | Je vertelt na afloop wat er besproken is |
| Werkt op | Alleen de macOS-app | Elk apparaat | Elk apparaat, ook je telefoon |
| Abonnement | Plus, Pro, Business, Enterprise of Edu | Elk abonnement | Elk abonnement |
| Geschikt voor | Volledige vergaderingen tot 4 uur | Online vergaderingen met transcriptie | Korte overleggen en klantgesprekken |
Manier 1: een vergadering opnemen met ChatGPT Record
Met Record neemt ChatGPT een gesprek op, maakt er een transcript van en zet de samenvatting in een canvas in je chat. Die kun je daarna laten omzetten in een e-mail, een projectplan of een takenlijst (OpenAI, z.d.).
Zo werkt het:
- Open de ChatGPT-app op je Mac en klik onder in een chat op Record. De eerste keer geef je toestemming voor de microfoon en het systeemgeluid.
- Laat de opname lopen. Je kunt tussendoor pauzeren. Een sessie stopt automatisch na 4 uur.
- Klik op Stop en daarna op Send. ChatGPT maakt het transcript en de notulen.
- Controleer het resultaat en vraag om de vorm die je nodig hebt, bijvoorbeeld met de prompt verderop.
Een paar dingen om te weten, volgens OpenAI zelf:
- Record onderscheidt meerdere sprekers. Kan het een naam niet herkennen, dan staat er "Speaker 1"; die naam kun je achteraf aanpassen.
- Het werkt het best in het Engels. In andere talen, zoals Nederlands, kan de nauwkeurigheid wisselen.
- In Enterprise- en Edu-omgevingen staat Record standaard uit; een beheerder moet het aanzetten.
- Automatisch aansluiten bij een vergadering uit je agenda werkt alleen met Google Meet. Voor Teams of Zoom start je de opname zelf in de app.
Manier 2: een bestaand transcript laten uitwerken
Werk je op Windows of op je telefoon, of maakt je vergaderapp al een transcript? Dan is dit vaak de handigste route. Teams, Zoom en Google Meet kunnen, afhankelijk van je licentie, een transcript van een vergadering maken. Download dat transcript, plak of upload het in ChatGPT en gebruik de prompt hieronder.
Voordeel: het transcript blijft ook los van ChatGPT bewaard, en je kunt zelf bepalen welk deel je deelt.
Manier 3: na afloop je aantekeningen inspreken
Geen opname gemaakt? Open na de vergadering de ChatGPT-app, gebruik de spraakfunctie of de dicteerknop en vertel wat er besproken is: de besluiten, wie wat gaat doen en wat nog openstaat. ChatGPT zet dat om in overzichtelijke notulen.
Je kunt daar eigen aantekeningen aan toevoegen: getypte notities uit Word of Notion, of een foto van handgeschreven aantekeningen. ChatGPT combineert die bronnen tot één verslag. Deze manier werkt op elk apparaat en je neemt niemand op; alleen je eigen samenvatting gaat naar ChatGPT.
De prompt: zo krijg je bruikbare notulen
Welke manier je ook kiest, het resultaat wordt beter als je vooraf zegt wat je wilt hebben. Deze prompt kun je direct gebruiken en aanpassen aan je eigen format:
Maak notulen van dit overleg in het Nederlands.
Gebruik deze opbouw:
1. Datum, aanwezigen en onderwerp
2. Besluiten (één regel per besluit)
3. Actiepunten als tabel: wat, wie, uiterlijk wanneer
4. Open punten en vragen voor het volgende overleg
Regels:
- Neem alleen op wat in de bron staat. Verzin geen namen, datums of bedragen.
- Is iets onduidelijk, zet er dan [controleren] achter.
- Schrijf zakelijk en kort, zonder letterlijke citaten.
Door de AI te laten markeren wat onduidelijk is, zie je bij het nalezen direct waar je moet kijken.
Controleer altijd voordat je deelt
AI-notulen zijn een goed eerste concept, geen eindproduct. OpenAI schrijft er zelf bij dat ChatGPT fouten kan maken, ook in transcripties. Loop daarom vóór het versturen na:
- Namen en toewijzingen. Klopt wie wat gaat doen?
- Getallen en datums. Bedragen, deadlines en percentages worden het vaakst verkeerd verstaan.
- Besluiten. Staat er als besluit wat alleen een idee was?
Wie bij het overleg was, doet dit in een paar minuten. Dat blijft sneller dan zelf notuleren.
Privacy en toestemming
Neem je anderen op, dan ben jij verantwoordelijk voor de juiste toestemming. OpenAI zegt dat ook letterlijk: controleer de lokale regels en vraag toestemming voordat je opneemt. In de praktijk: meld aan het begin dat je opneemt en waarvoor, en vraag externe deelnemers zoals klanten expliciet om akkoord.
Let daarnaast op wat er met de gegevens gebeurt:
- Volgens OpenAI wordt de audio na het transcriberen verwijderd en niet gebruikt om modellen te trainen.
- Bij Plus en Pro kunnen transcripten en notulen wel voor training worden gebruikt als de instelling "Improve the model for everyone" aanstaat. Zet die uit voor zakelijk gebruik.
- Bij Business, Enterprise en Edu is zakelijke content standaard uitgesloten van training.
Wanneer je beter niet met AI notuleert
Niet elk gesprek leent zich ervoor. Bij vertrouwelijke gesprekken, zoals over personeel of gezondheid, neem je liever niets op. Bij formele notulen, zoals van een raad van toezicht of een ledenvergadering, telt de precieze formulering; gebruik AI daar hooguit voor een eerste opzet en laat de notulist de eindversie maken.
Structureel inzetten in je team?
Wil je dat je hele team hier op dezelfde manier mee werkt, met vaste afspraken over privacy? In de workshop Starten met AI oefenen we met dagelijkse toepassingen zoals samenvatten en verslagen maken. En in een AI-werkplek zetten we transcriptie van gesprekken klaar in jullie eigen omgeving, met de afspraken over toegang en bewaren erbij.
Wil je weten wat de beste aanpak is voor jullie overleggen? Plan een gratis gesprek.
Bronnen
- OpenAI Help Center (z.d., geraadpleegd op 28 september 2026). ChatGPT Record.
